Opis

System e-Nadzór pozwala zarówno na realizację procesu nadzoru prawnego nad aktami, jak i na pełne zarządzanie oraz szczegółowe raportowanie w związku z realizowanym procesem nadzoru. Dzięki nowatorskim rozwiązaniom, nie stosowanym dotychczas w podobnych aplikacjach do zarządzania dokumentami, aplikacja oferuje niespotykaną ergonomię pracy jak i pełną automatykę wybranych czynności, np.: automatyczna dekretacja, zakładanie spraw we właściwych teczkach aktowych, rozpoznawanie dokumentów przychodzących i dołączanie ich do odpowiednich akt sprawy. Wbudowany edytor XML umożliwia użytkownikom tworzenie rozstrzygnięć czy wskazań nadzorczych, a w przypadku RIO, uchwał rozstrzygnięć (a także dowolnych innych dokumentów niezbędnych w procesie nadzoru, np.: pytań do JST) bezpośrednio w aplikacji, zapewniając jednocześnie ich zgodność z wymogami ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych, jak i pozwalając na ich przekazywanie:

• do właściwych JST drogą elektroniczną (przy użyciu dedykowanego Modułu Komunikacyjnego spełniającego ustawowe wymogi elektronicznej skrzynki podawczej),
• wybranych rozstrzygnięć do publikacji w dzienniku urzędowym (przekazywanie bezpośrednio do systemu eDziennik).

Dodatkowo, poprzez dostępny przy każdym analizowanym / tworzonym dokumencie, autorski moduł, Asystent Magic, który w tle:

• analizuje dokumenty przychodzące i automatycznie rozpoznaje ich podstawy prawne;
• analizuje dokumenty tworzone przez pracowników nadzoru (rozstrzygnięcia / wskazania nadzorcze) i automatycznie rozpoznaje naruszone przepisy

osoba dokonująca analizy prawnej, w każdej chwili ma dostęp do:

• aktów podobnych (posiadających to samo hasło skorowidza lub wydanych na tej samej podstawie);
• aktów wydanych na tej samej podstawie prawnej (lub posiadających to samo hasło skorowidza), w których stwierdzono naruszenia przepisów (dla których wydano rozstrzygnięcie lub wskazanie nadzorcze);
• rozstrzygnięć oraz wskazań nadzorczych wydanych dla aktów, które miały taką samą podstawę prawną (lub hasło skorowidza) co analizowany akt;
• wszystkich naruszonych przepisów jakie stwierdzono przy wydawaniu rozstrzygnięć / wskazań nadzorczych dla aktów posiadających tą samą podstawę prawną (lub posiadających to samo hasło skorowidza) co analizowany akt.

Jednocześnie, dzięki integracji z systemem informacji prawnej Legalis (wydawnictwa C.H Beck), użytkownicy mają możliwość wyświetlenia, bezpośrednio z aplikacji, treść konkretnego przepisu ( czy całej ustawy) rozpoznanej zarówno jako podstawa prawna czy też naruszenie.

Rozbudowany moduł raportów natomiast, pozwala na pełną analizę procesu nadzoru zarówno w odniesieniu do całości dokumentów, konkretnych typów JST, konkretnego urzędu czy też konkretnego aktu. W szczególności udostępnia następujące typy raportów:

• raport stanu bieżącego – ile i jakich aktów obecnie mamy w analizie, kto się nimi zajmuje, i na jakim etapie analizy się znajdują;
• raporty podstawowe – liczba aktów i dokumentów nadzoru za wybrany okres globalnie, wg rodzajów JST, dla wybranych urzędów;
• raporty merytoryczne – liczba aktów i dokumentów nadzoru za wybrany okres wg haseł skorowidza, wg podstaw prawnych, wg naruszonych przepisów prawa.

Aplikacja pozwala również na stosowanie niestandardowego zakończenia procesu nadzoru, np.:

• w przypadku gdy po wysłaniu zawiadomienia o wszczęciu postępowania JST sama zmienia naruszone przepisy w wydanym akcie (wtedy może nie być wydawane rozstrzygnięcie nadzorcze, ale w generowanych raportach mamy informację, że dzięki właściwemu działaniu aparatu nadzoru takie rozstrzygnięcie nie musiało być wydawane),
• w przypadku gdy organ nadzoru sam zaskarża do WSA akt prawny w celu uzyskania wyroku sądu,
• w przypadku gdy rozstrzygnięcie nadzorcze zostanie zaskarżone do WSA przez JST (również z obsługą wyroków NSA wydawanych na wyroki WSA).

Aplikacja przygotowana jest do obsługi dokumentów przekazywanych:

• elektronicznie poprzez dedykowaną skrzynkę podawczą (Moduł Komunikacyjny);
• w standardowy sposób, w formie papierowej gdzie dzięki wbudowanemu systemowi OCR, po zeskanowaniu dokumentów pozwala na w pełni automatyczne ich rozpoznanie i zadekretowanie do właściwych osób.

Oferując pełen wachlarz wyżej opisanych funkcjonalności aplikacja jest zgodna z wymogami paczki archiwalnej, dzięki czemu przekazanie elektronicznych dokumentów do archiwum Państwowego nie będzie stanowiło żadnego problemu.

Wdrożenie

Cele wdrożenia systemu

System eNadzór umożliwia pełną elektronizację procesu nadzoru nad stanowieniem aktów prawnych przez organy JST. W praktyce – Urząd Wojewódzki otrzymuje narzędzie pozwalające na w pełni elektroniczną pracę z aktami przekazanymi w trybie nadzoru, natomiast wszystkie jednostki samorządu terytorialnego otrzymują możliwość przekazywania w formie elektronicznej wszystkich stanowionych aktów (nie tylko tych podlegających publikacji).

Podstawowe cele wdrożenia systemu:

1. Podniesienie bezpieczeństwa i pewność treści aktów przekazywanych do nadzoru i publikacji w Dz. Urz. Województwa. Akty przekazywane do nadzoru i dziennika wysyłane są poprzez jeden formularz elektroniczny (pewność, że przekazany akt do publikacji to ten sam akt, który otrzymał nadzór prawny). Użytkownik wysyłający akty otrzymuje dwa Urzędowe Poświadczenia Odbioru – jedno z systemu eDziennik (jak dotychczas), drugie z systemu eNadzór.
2. Brak kosztów po stronie JST – akty przekazywane w trybie nadzoru, tworzone są przy użyciu tych samych narzędzi co akty przekazywane celem ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym. Do tworzenia aktów, wykorzystujecie Państwo posiadany obecnie edytor XML (np.: Edytor Aktów Prawnych XML Legislator firmy ABC PRO). Przekazywanie następuje poprzez wszystkim znany Moduł Komunikacyjny pozwalający na przekazanie do Urzędu Wojewódzkiego dowolnie dużej „paczki” aktów (np.: wszystkie akty z sesji). Akty do ogłoszenia w dzienniku i nadzoru prawnego wysyłamy używając tylko jednego formularza (dołączamy do niego wszystkie akty, i dodatkowo oznaczamy te, które mają zostać ogłoszone w Dzienniku Urzędowym), poprzez stronę modułu komunikacyjnego (po zalogowaniu na stronie www.upe.com.pl) lub bezpośrednio z poziomu edytora XML Legislator (po zalogowaniu, mamy dostępny nowy formularz wysyłki do nadzoru).
3. Oszczędność czasu i pieniędzy – dzięki możliwości przekazywania aktów w formie elektronicznej nie ma już konieczności ich drukowania i przekazywania wersji papierowej w tradycyjny sposób.
4. Uzyskanie możliwości śledzenia prac nadzoru prawnego, poprzez otrzymywane automatycznie informacje dot. przekazanych aktów prawnych. Na chwilę obecną cała korespondencja dot. aktu może być prowadzona w formie elektronicznej (zarówno ewentualne pytania i odpowiedzi dot. aktu, jak i informacja o wszczęciu postępowania, a także dokument wskazania bądź rozstrzygnięcia nadzorczego przekazywane poprzez modułu komunikacyjny. Informacja o oczekującej korespondencji z Urzędu Wojewódzkiego przekazywana jest na adres e-mail użytkowników Modułu. Docelowo (funkcjonalności w trakcie implementacji) system pozwoli na:
   • otrzymanie informacji o osobie zajmującej się przekazanym do nadzoru aktem prawnym, od razu po jego przyjęciu do realizacji,
   • otrzymanie niezwłocznej informacji o niestwierdzeniu niezgodności z prawem aktu przekazanego w trybie nadzoru,
   • możliwość zgłaszania i monitorowania czasu na samopoprawę,
   • dedykowane konto z dostępem do rozstrzygnięć i wskazań nadzorczych wydanych przez Wojewodę.
5. Podniesienie jakości aktów stanowionych przez JST – poprzez łatwy dostęp do rozstrzygnięć i wskazań nadzorczych wydawanych przez Wojewodę.
6. Usprawnienie procesu nadzoru prawnego – m.in. dzięki możliwości kontekstowego dostępu do naruszanych przepisów i podstaw prawnych aktów przekazywanych do nadzoru.